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Présent·e·s
Anis, Hưng, Mimi, Sergiu.
Collaboration avec le club de Corbeil à la rentrée
Le club de Corbeil prévoit la démo le 2 septembre 2023, c'est la date du forum des associations à Corbeil. Hưng pense que les adhérent·e·s du club de Corbeil ne sont pas super motivé·e·s pour cette démo, alors même que Jean-Michel semble intéressé. Les élèves semblent assez passifs.
Point de vigilance : étant donné que nous sommes en train de monter le club, venir faire la démo avec eux peut être vu comme un essai de leur piquer des adhérents. Le club de Corbeil pourrait passer à leur tour à notre démo, pour rendre l'appareil et rééquilibrer les relations.
Note : lorsque les membres de Corbeil sont venu·e·s à Asiarama, ils ne sont pas affiché·e·s comme venant de Corbeil. Par conséquent, on pourrait (devrait ?) ne pas trop afficher notre coloration Tigres de Grand Bourg si on leur file un coup de main pour le 2 septembre. Point à réfléchir.
De notre côté, nous sommes partants pour faire la démo avec le club de Corbeil le 2 septembre. Il faudrait dans l'idéal organiser une réunion avec le club de Corbeil pour discuter des modalités.
Nos forums d'associations
Nous visons actuellement les fêtes des associations des villes de Soisy, Ris-Orangis, et potentiellement Étiolles.
La mairie de Soisy nous a confirmé au 17 juillet notre place au forum des associations soiséen. Ce forum se tiendra le 9 septembre. Sergiu remplira le formulaire d'inscription. Nous pourrons y tenir un stand de 10h30 à 13h.
La mairie d'Étiolles avait des doutes par rapport à nous, notamment parce que Daravanh et Trung tiennent déjà un club affiché comme viet vo dao. La mairie a demandé à Daravanh de nous servir de caution pour s'assurer qu'il n'y aurait pas de conflit. La stratégie que nous pourrions mettre en place : appeler Daravanh pour obtenir son accord, ensuite confirmer auprès de la mairie. Si nous avons la confirmation des deux côtés, nous pourrons intervenir au forum d'Étiolles l'après-midi, après notre intervention à Soisy. Au minimum, nous ne ferons que le forum de Soisy, puisque c'est largement la même population qu'à Étiolles.
Nous décidons de ne pas participer à la fête des sports à Évry pour éviter des tensions politiques.
Nous avons également demandé de participer au forum de Ris-Orangis. Sergiu a eu au téléphone la responsable du service culturel (numéros de la mairie : 01 69 02 52 52 et 01 69 02 52 02) et a transmis différents documents concernant l'association. Nous attendons actuellement la confirmation de notre participation. Mimi propose d'appeler la mairie pour obtenir cette confirmation.
La préparation de notre démo
Nous pourrions demander à quelques enfants d'Évry, par exemple les enfants de Maurice, de nous assister. Le bureau hésite, étant donné que les enfants de Maurice ont été majoritairement formés par Mohand. Peut-être qu'on pourrait demander à Léandre (fils de Romaric), et à deux membres de la famille de Mimi et Hưng, de 8 et 4 ans.
Il faudrait demander à Teferi par rapport à la disponibilité de la salle à la rentrée. Ensuite, on fera un mail à M. Camara.
Sur suggestion de Mimi, nous ne prévoyons pas de stock de matériel. Nous ne prévoyons donc pas non plus d'achat de matériel en amont pour les démos. On demandera aux participant·e·s de se présenter en T-shirt noir.
Éléments visuels
Mimi suggère de préparer 2 kakémonos pour accompagner notre stand. Hưng pourra s'occuper de préparer les visuels. Jacques Charprenet disait qu'il pouvait nous fournir un kakémono de la FFKDA, qui pourra complémenter notre affichage.
Préparer les fiches d'inscription sur papier pourrait faciliter la fidélisation de potentiel·le·s adhérent·e·s.
Nous partons sur l'idée de faire des flyers, qui comporteraient les informations générales sur notre club — le site internet par exemple —, en omettant les détails concrets comme les tarifs ou l'année scolaire en cours. Les personnes pourront accéder aux dernières informations à travers notre site, et nous pourrons réutiliser les flyers l'année suivante.
Limiter les effectifs des cours
Nous décidons de limiter le nombre d'inscriptions enfant à 20. C'est un chiffre déjà assez imposant, notamment étant donné que Hưng n'a pas beaucoup d'expérience avec les enfants.
Nous mettrons en place la même limitation du nombre d'inscriptions adultes: 20 adultes maximum. Cette limitation est notamment due au partage de la salle avec le club de ninjutsu le jeudi soir.
Nous ferons évidemment preuve de souplesse sur ces bornes et nous gérerons les demandes d'inscriptions surnuméraires au cas par cas. Enfin, nous sommes lucides sur le fait qu'amasser 20 inscrit·e·s enfants et 20 inscrit·e·s adultes serait déjà une belle performance pour notre première année.
Bassin de recrutement
Nous n'avons pas d'idée claire de qui voudrait nous rejoindre. Les adhérent·e·s de Corbeil resteront probablement à Corbeil, de même pour les adhérent·e·s de Juvisy.
Nous ne ferons probablement pas d'inscrit·e·s en commun avec le club de Corbeil, mais nous pourrions faire des cours partagés ou alternés entre les deux clubs.
Prévision de stages en cours d'année
Il est opportun de fixer les dates de stages en cours d'année dès la rentrée. Cela permettra de réserver la salle bien en avance et de communiquer auprès de la FFKDA. Après l'inscription du club à la fédération, nous pourrons leur demander de diffuser l'information sur nos stages.
Gestion d'achats de tenues
Pour permettre à nos adhérent·e·s d'obtenir leurs tenues, nous mettrons en place une page d'achat sur HelloAsso. Nous ferons ensuite une commande groupée.
Communication auprès des collèges
Nous pourrions faire des présentations de notre art martial dans différents établissements scolaires afin d'attirer des adhérent·e·s. Il serait adapté de le faire après les fêtes des associations, dans le deuxième temps, pour amorcer une seconde vague de recrutement. Les flyers seront très pratiques à ce moment-là, puisque nous pourrions les distribuer dans les établissements.
Subvention du département
Mimi demandera une subvention du département pour financer les achats de matériel à partir du mois de novembre, pour la nouvelle saison. À ce moment-là, notre club aura atteint une durée d'existence suffisante. Nous préparerons un devis d'achats nécessaire pour cette demande de subvention.
Formation des membres du bureau
À moyen terme, il peut être intéressant que Anis et Sergiu passent des diplômes tels que le DIF, notamment pour pouvoir remplacer Hưng en cas de besoin. Ce besoin n'est cependant pas urgent : nous n'avons pas forcément une grande pression de remplacement de créneau, et cela pourra également se faire informellement.
Inscription HelloAsso
Cela peut être intéressant de personnaliser le mail de confirmation d'inscription sur HelloAsso, en y mettant un message plus spécifique à nous et comprenant notre logo.
Création d'un groupe Signal
Nous créerons un groupe Signal pour diffuser les informations sur nos activités. Ce groupe pourra servir notamment pour caler les entraînements informels en extérieur pour la préparation de la démo de la rentrée.